MS Word: एडवांस्ड फीचर्स

भाग-2: Insert, Layout, Design & Review Tabs

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1. इन्सर्ट टैब (Insert Tab)

डॉक्यूमेंट में बाहर से कोई भी ऑब्जेक्ट (जैसे फोटो, टेबल, शेप) डालने के लिए इसका उपयोग होता है।

A. Tables Group (टेबल्स)

रो (Row) और कॉलम (Column) का जाल। सेल (Cell) = रो और कॉलम का मिलन बिंदु।

लिमिट/तथ्यविवरण (Exam Data)
Minimum Size1 Row, 1 Column
Maximum Columns63 (Word में)
Maximum RowsUnlimited (जितनी मेमोरी हो)
AutoFitटेक्स्ट के हिसाब से कॉलम की चौड़ाई अपने आप सेट करना।
Convert Text to Tableसाधारण टेक्स्ट को टेबल में बदलने का विकल्प।

C. Text Group (Drop Cap & WordArt)

Drop Cap (ड्रॉप कैप): पैराग्राफ का पहला अक्षर बड़ा करना (अखबार जैसा)।
Exam Facts:
• By Default Lines to drop: 3
• Maximum Lines to drop: 10
• Minimum Lines: 1
• दो प्रकार: Dropped (टेक्स्ट के अंदर) और In Margin (मार्जिन में)।
WordArt: टेक्स्ट को सजावटी (Stylized) बनाने के लिए।
Text Box: पेज पर कहीं भी लिखने के लिए एक बॉक्स।
Date & Time: वर्तमान तारीख डालने के लिए (Alt+Shift+D)।

D. Links & Symbols

  • Hyperlink (Ctrl+K): किसी टेक्स्ट पर क्लिक करके वेबसाइट या दूसरी फाइल खोलना। (डिफॉल्ट रंग: नीला)।
  • Bookmark: डॉक्यूमेंट में किसी खास जगह का नाम रखना ताकि बाद में वहां जल्दी पहुंचा जा सके।
  • Cross-reference: डॉक्यूमेंट के अंदर ही एक जगह से दूसरी जगह (जैसे चित्र संख्या) लिंक करना।
  • Equation: गणितीय सूत्र लिखने के लिए (Maths formulas)। (Alt + =)
  • Symbol: कीबोर्ड पर न मिलने वाले चिन्ह (©, ™, ₹, €, α, β) डालने के लिए।
Illustrations Group: Pictures (फोटो), Shapes (आकृतियाँ), Icons, 3D Models, SmartArt (फ्लोचार्ट/साइकिल बनाने के लिए), Chart (ग्राफ), Screenshot.

2. डिज़ाइन टैब (Design Tab)

यह पूरे डॉक्यूमेंट की फॉर्मेटिंग (Theme) को एक साथ बदलने के लिए है। (Word 2013 से अलग टैब बना)।

Watermark (वाटरमार्क) पेज के पीछे धुंधला टेक्स्ट या इमेज (जैसे 'Confidential' या कंपनी का लोगो)। यह घोस्ट टेक्स्ट (Ghost Text) कहलाता है।
Page Color पेज का बैकग्राउंड कलर बदलने के लिए।
Note: यह कलर प्रिंटिंग में नहीं आता (जब तक सेटिंग न बदलें)।
Page Borders पेज के चारों तरफ बॉर्डर लगाने के लिए। इसमें 'Art' बॉर्डर (जैसे सेब, तारे) का विकल्प भी होता है।

3. लेआउट टैब (Page Setup) - अति महत्वपूर्ण

A. Margins (मार्जिन)

पेज के किनारे और टेक्स्ट के बीच की खाली जगह।

  • Normal (Default): Top, Bottom, Left, Right = 1 inch (2.54 cm).
  • Narrow: 0.5 inch (जगह बचाने के लिए)।
  • Gutter Margin (V. Imp): सिलाई (Binding) के लिए छोड़ी गई अतिरिक्त जगह।
    Position: केवल Left या Top हो सकती है।
  • Mirror Margins: किताब छपाई के लिए (जैसे पेज पलटते हैं)।

B. Orientation & Size

  • Orientation:
    1. Portrait: खड़ा पेज (Height > Width). (Default)
    2. Landscape: लेटा हुआ पेज (Width > Height).
  • Size:
    • Letter: 8.5" x 11" (Default)
    • A4: 8.27" x 11.69" (भारत में मानक)
    • Legal: 8.5" x 14" (कचहरी के काम में)

C. Columns & Breaks

Columns: टेक्स्ट को अखबार की तरह स्तंभों में बांटना। (One, Two, Three, Left, Right)।
Max Columns: 45 (Technical limit)।

Breaks:
• Page Break (Ctrl+Enter): नया पेज शुरू करने के लिए।
• Column Break (Ctrl+Shift+Enter): अगले कॉलम में जाने के लिए।
• Section Break: एक ही डॉक्यूमेंट में अलग-अलग फॉर्मेटिंग (जैसे एक पेज Portrait, दूसरा Landscape) रखने के लिए।
• Text Wrapping Break: वेब पेज डिजाइनिंग में यूज़ होता है।

4. रेफरेन्स टैब (References) - अकादमिक उपयोग

फीचर विवरण (Description)
Table of Contents (TOC) किताब की विषय सूची (Index) अपने आप बनाने के लिए। यह 'Heading Styles' पर काम करता है।
Footnote (फुटनोट) किसी शब्द का अर्थ पेज के सबसे नीचे (Bottom) लिखने के लिए।
Shortcut: Ctrl + Alt + F
Endnote (एंडनोट) डॉक्यूमेंट के बिल्कुल अंत (End) में नोट लिखने के लिए।
Shortcut: Ctrl + Alt + D
Citation & Bibliography लेखक और स्रोत का हवाला देने के लिए (Research Papers में)।
Caption फोटो या टेबल के नीचे नाम लिखने के लिए (जैसे Figure 1)।

5. रिव्यु टैब (Review Tab) - प्रूफरीडिंग

Spelling & Grammar
  • Shortcut: F7
  • लाल रेखा (Red wavy line): स्पेलिंग की गलती।
  • नीली/हरी रेखा: व्याकरण (Grammar) या स्पेसिंग की गलती।
Thesaurus (शब्दकोश)
  • Shortcut: Shift + F7
  • कार्य: चयनित शब्द का पर्यायवाची (Synonym) और विलोम (Antonym) खोजना।
Track Changes
  • Shortcut: Ctrl + Shift + E
  • कार्य: डॉक्यूमेंट में किए गए हर बदलाव (Delete, Add, Format) को रिकॉर्ड करना। इसे बाद में Accept या Reject किया जा सकता है।
Other Tools
  • Word Count: पेज, शब्द, अक्षर, लाइन और पैराग्राफ की संख्या गिनना।
  • Translate: भाषा अनुवाद (Google Translate जैसा)।
  • New Comment: किसी शब्द पर टिप्पणी लिखना।

6. व्यू टैब (View Tab)

A. Document Views (देखने के तरीके)

  • Print Layout (Default): जैसा प्रिंट होगा, वैसा ही दिखता है।
  • Read Mode: पढ़ने के लिए (रिबन छिप जाता है, किताब जैसा दिखता है)।
  • Web Layout: वेबसाइट जैसा दिखता है (अनलिमिटेड चौड़ाई)।
  • Outline View: केवल हैडिंग और बुलेट्स दिखाता है। स्ट्रक्चर देखने के लिए।
  • Draft View: केवल टेक्स्ट दिखाता है (फोटो/हेडर नहीं)। तेज़ एडिटिंग के लिए।

B. Zoom & Macros

Zoom Minimum: 10% | Maximum: 500% | Default: 100%
Macros Shortcut: Alt + F8
कार्य: यह आपके द्वारा किए गए कार्यों (कीस्ट्रोक्स/क्लिक) को रिकॉर्ड करता है, ताकि आप उस काम को बार-बार एक क्लिक में दोहरा सकें। यह VBA (Visual Basic) भाषा का उपयोग करता है।
Split एक ही विंडो को दो भागों में तोड़ना ताकि एक ही डॉक्यूमेंट के दो अलग हिस्से एक साथ देख सकें।

★ Exam Special Capsules (याद रखें)

Q. गटर मार्जिन (Gutter Margin) कहाँ होता है?
A. केवल Left या Top में (बाइंडिंग वाली साइड)। Right या Bottom में नहीं।
Q. MS Word का न्यूनतम और अधिकतम ज़ूम प्रतिशत?
A. Min: 10%, Max: 500%.
Q. Font Size लिस्ट की रेंज क्या है?
A. 8 से 72। (मैनुअली 1 से 1638 तक डाल सकते हैं)।
Q. डिफ़ॉल्ट पेज ओरिएंटेशन क्या होता है?
A. Portrait (खड़ा)।
Q. सुपरस्क्रिप्ट और सबस्क्रिप्ट क्या हैं?
A. यह Font Effect हैं, न कि फॉन्ट स्टाइल।
Q. Macro किस भाषा में रिकॉर्ड होता है?
A. Visual Basic (VBA)।