MS PowerPoint: प्रेजेंटेशन मास्टर

भाग-4: तुलना, व्यू, एनिमेशन और स्लाइड शो

UPSC, RO/ARO & Computer Operator Special

1. परिचय और शब्दावली

Microsoft PowerPoint एक "प्रेजेंटेशन ग्राफ़िक्स सॉफ्टवेयर" है। इसका उपयोग विचारों को स्लाइड शो (Slide Show) के माध्यम से प्रभावी ढंग से प्रस्तुत करने के लिए किया जाता है।

Presentation: पूरी फाइल को प्रेजेंटेशन कहते हैं। (Default Name: Presentation1).
Slide: प्रेजेंटेशन के एक पेज को 'स्लाइड' कहते हैं।
Handouts: श्रोताओं (Audience) को देने के लिए स्लाइड का प्रिंटआउट (एक पेज पर 1, 2, 3, 4, 6 या 9 स्लाइड हो सकती हैं)।
Speaker Notes: स्लाइड के नीचे की जगह जहाँ वक्ता (Speaker) अपने पढ़ने के लिए नोट्स लिखता है। ये ऑडियंस को नहीं दिखते।

2. इतिहास और तुलना (Comparison)

A. वर्ज़न्स और एक्सटेंशन (Evolution)

वर्ज़न्स (Era) एक्सटेंशन मुख्य बदलाव
PowerPoint 97-2003 .ppt बाइनरी फॉर्मेट। डिफ़ॉल्ट स्लाइड साइज 4:3 (Standard) था।
PowerPoint 2007-2010 .pptx XML फॉर्मेट। रिबन इंटरफेस आया।
PowerPoint 2013-365 .pptx डिफ़ॉल्ट स्लाइड साइज 16:9 (Widescreen) हो गया। क्लाउड सपोर्ट। Morph Transition (2019)।
PowerPoint Show .ppsx यह फाइल एडिट नहीं होती, क्लिक करते ही सीधे स्लाइड शो शुरू होता है।
Macro Enabled .pptm VBA कोडिंग वाली फाइल।
Template .potx डिज़ाइन टेम्पलेट सेव करने के लिए।

B. अन्य कंपनियों से तुलना (Competitors)

सॉफ्टवेयर कंपनी तुलना (Comparison with MS PPT)
Google Slides Google Online: ब्राउज़र पर चलता है। फ्री है। रियल टाइम में कई लोग एक साथ एडिट कर सकते हैं। PPT की तरह भारी फीचर्स नहीं होते।
Keynote Apple केवल Mac/iPad के लिए। इसके एनिमेशन और ट्रांज़िशन PPT से बहुत स्मूथ और सिनेमैटिक होते हैं।
LibreOffice Impress TDF Open Source (Free)। Linux में चलता है। PPT जैसा ही है लेकिन इंटरफेस पुराना लगता है।
Prezi Prezi Inc. यह स्लाइड आधारित नहीं है। यह एक बड़े Canvas (नक्शे) जैसा होता है जहाँ ज़ूम इन/आउट करके प्रेजेंटेशन दी जाती है।
Canva Canva ग्राफिक डिज़ाइन टूल। आजकल प्रेजेंटेशन बनाने के लिए बहुत लोकप्रिय है क्योंकि इसमें बने-बनाए सुंदर टेम्पलेट हैं।

3. महत्वपूर्ण टैब्स और फीचर्स

Home Tab
  • New Slide (Ctrl+M): नई स्लाइड जोड़ने के लिए।
  • Layout: बनी हुई स्लाइड का ढांचा बदलने के लिए (जैसे Title Slide, Title and Content, Two Content)।
  • Reset: स्लाइड में किए गए बदलावों (गलत फॉर्मेटिंग) को हटाकर उसे ओरिजिनल लेआउट पर लाने के लिए।
Insert Tab
  • Media (Audio/Video): PPT में गाना या वीडियो चलाने के लिए।
  • Photo Album: बहुत सारी फोटो को एक साथ स्लाइड्स में बदलने के लिए।
  • SmartArt: लिस्ट या प्रोसेस (चक्र) को ग्राफिक्स में दिखाने के लिए।
Design Tab (Slide Size)

यहाँ से थीम (Theme) और बैकग्राउंड बदला जाता है।

Slide Size (Exam Fact):
1. Standard (4:3): पुराने मॉनिटर/प्रोजेक्टर के लिए। चौकोर दिखता है।
2. Widescreen (16:9): आजकल के लैपटॉप/LED टीवी के लिए। (डिफ़ॉल्ट in 2013+)।

4. ट्रांज़िशन बनाम एनिमेशन (Exam Favorite)

छात्र अक्सर इसमें गलती करते हैं। यह PPT का सबसे तकनीकी हिस्सा है।

फीचर Transition (ट्रांज़िशन) Animation (एनिमेशन)
किस पर लगता है? स्लाइड (Slide) पर। स्लाइड के अंदर के ऑब्जेक्ट्स (Text, Photo, Shape) पर।
क्या करता है? यह तय करता है कि एक स्लाइड हटने के बाद दूसरी स्लाइड कैसे आएगी (जैसे पर्दा खुलना, घुलना)। यह तय करता है कि स्लाइड पर लिखा टेक्स्ट या फोटो कैसे आएगा (उड़ते हुए, कूदते हुए)।
उदाहरण Fade, Push, Wipe, Split, Morph (New). Appear, Fly In, Float In, Spin, Zoom.
टाइमिंग On Mouse Click या After (Automatic)। On Click, With Previous (साथ में), After Previous (बाद में)।
* Animation Pane: इसका उपयोग एक ही स्लाइड पर कई एनिमेशन के क्रम (Sequence) को सेट करने के लिए होता है।

5. व्यू (Views) - विस्तृत

View Tab में प्रेजेंटेशन को देखने के कई तरीके होते हैं:

1. Normal View (डिफ़ॉल्ट)

इसमें हम स्लाइड बनाते और एडिट करते हैं। इसमें बाईं ओर थंबनेल (Thumbnails) और बीच में बड़ी स्लाइड दिखती है।

2. Slide Sorter View (Most Asked)

इसमें सभी स्लाइड्स छोटी-छोटी होकर एक साथ स्क्रीन पर दिखती हैं।
उपयोग: स्लाइड्स का क्रम बदलने (Rearrange), डिलीट करने, या ट्रांज़िशन लगाने के लिए बेस्ट है। इसमें आप टेक्स्ट एडिट नहीं कर सकते।

3. Notes Page View

यह ऊपर स्लाइड और नीचे 'Speaker Notes' दिखाता है। इसका प्रिंटआउट वक्ता (Speaker) अपनी तैयारी के लिए लेता है।

4. Reading View

प्रेजेंटेशन को फुल स्क्रीन पर नहीं, बल्कि एक विंडो में (किताब की तरह) रिव्यू करने के लिए।

5. Slide Master (Design Master)

यह 'मास्टर चाबी' है। अगर आप चाहते हैं कि हर स्लाइड पर कंपनी का लोगो (Logo) या एक जैसा फॉन्ट अपने आप आ जाए, तो उसे 'Slide Master' में डाल दें।

6. स्लाइड शो और शॉर्टकट्स (Ultimate)

स्लाइड शो सेटिंग्स:

  • From Beginning (F5): पहली स्लाइड से शुरू।
  • From Current Slide (Shift+F5): जिस स्लाइड पर अभी हैं, वहीं से शुरू।
  • Custom Slide Show: मान लीजिए 50 स्लाइड्स हैं, लेकिन मीटिंग में केवल 10, 12 और 15 दिखानी हैं, तो कस्टम शो बनाते हैं।
  • Rehearse Timings: यह रिकॉर्ड करता है कि आप एक स्लाइड पर कितना समय बिताते हैं, ताकि आप प्रैक्टिस कर सकें।

★ Ultimate PPT Shortcuts

Ctrl + M New Slide (नई स्लाइड)
Ctrl + N New Presentation (नई फाइल)
Ctrl + D Duplicate Slide (स्लाइड की कॉपी)
F5 Start Slide Show (Beginning)
Shift + F5 Start Slide Show (Current)
Esc End Slide Show (शो बंद करना)
During Slide Show (शो के दौरान):
B Screen को Black (काला) करने के लिए
W Screen को White (सफेद) करने के लिए
Ctrl + P Pen (पेन) चालू करने के लिए
E Erase (स्क्रीन पर लिखा मिटाने के लिए)
Number + Enter सीधे उस नंबर की स्लाइड पर जाने के लिए (Ex: 5+Enter)
Exam Facts:
• Zoom Limit: Min 10% - Max 400% (Excel जैसी, Word जैसी नहीं)।
• Default Orientation: Landscape (Word में Portrait होता है)।